1. A belső visszaélés-bejelentési rendszer létrehozásának kötelezettsége
A Gábor Dénes Egyetem (a továbbiakban: GDE) a jogszerű működésének biztosítása érdekében belső visszaélés-bejelentési rendszert működtet. A visszaélés-bejelentési rendszer célja a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményekkel vagy mulasztásokkal, illetve egyéb visszaélésekkel kapcsolatos bejelentett információk vizsgálata a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvényben (a továbbiakban: Panasztv.) foglalt követelményeknek megfelelően.
2. A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője: A GDE főtitkára.
3. Mit lehet bejelenteni, hogy különíthető el a bejelentés más bejelentéstől?
A Panasztv. 20. § (1) bekezdése szerint a belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni.
A belső visszaélés-bejelentési rendszer elkülönül a GDE Etikai Szabályzatában, valamint a Hallgatói Fegyelmi és Kártérítési Szabályzatban foglalt eljárásoktól.
A Panasztv. hatálya alá nem tartozó bejelentés esetén a bejelentőt írásban vagy elektronikus úton a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője értesíti arról, hogy az adott bejelentés kivizsgálására a GDE más szerve rendelkezik hatáskörrel, - ebben az esetben az áttételről is gondoskodik a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője – vagy arról, hogy nem rendelkezik hatáskörrel.
4. Ki tehet bejelentést?
A belső visszaélés-bejelentési rendszerbe a Panasztv. 20. § (2)-(3) bekezdése alapján bejelentést tehet:
a) a GDE által foglalkoztatott,
b) az a foglalkoztatott, akinek a GDE-nél fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt,
c) a GDE-vel foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött,
d) az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a GDE-vel szerződéses kapcsolatban áll,
e) a GDE tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a GDE ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,
f) a GDE-vel szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,
g) a GDE-nél tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,
h) a GDE-vel az d), e) vagy g) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és
i) az a személy, akinek az d), e) vagy g) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a GDE-vel megszűnt.
A bejelentőket a bejelentésükkel kapcsolatban nem érheti semmilyen hátrányos intézkedés. A bejelentő védelmére a Panasztv. II. fejezet 8. alcíme alkalmazandó.
5. A bejelentés módja
A belső visszaélés-bejelentés megtételekor az eredményes vizsgálat érdekében a bejelentőnek az alábbi adatokat javasolt megadni:
a) nevét,
b) munkakörét (volt munkakörét vagy pályázott munkakörét),
c) szerződéses jogviszonyával kapcsolatos minden olyan információt, mely alapján a szerződéses jogviszony igazolható (szerződéses felek esetén),
d) elérhetőségét (e-mai cím, telefonszám).
Névtelen bejelentés esetén a bejelentő felhívható – amennyiben ez a bejelentés hatékony kivizsgálása céljából elengedhetetlen, és a bejelentő elérhetősége rendelkezésre áll – a nevének megadására. Amennyiben a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg a bejelentés vizsgálata mellőzhető (Panasztv. 22. § (6) bek. a) pontja alapján).
A bejelentés során szükséges megadni a bejelentésben érintett, kifogásolt személyek és szervezetek nevét, az eset részletes leírását és az eset kapcsán felmerült valamennyi lényeges információt, valamint a bejelentőnek nyilatkoznia kell arról, hogy a bejelentést jóhiszeműen teszi olyan körülményekről, amelyekről tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak.
A bejelentést
a) elektronikus levél formájában: bejelentes@gde.hu,
b) az a) pontban megadott elérhetőségen személyes egyeztetés érdekében, időpontegyeztetést követően személyesen, szóban a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetőjénél,
c) papír alapon a GDE székhelyén (1119 Budapest, Fejér Lipót utca 70.) a főbejáratnál elhelyezett bejelentések fogadására létrehozott postaládába történő elhelyezéssel.
Elektronikus formában benyújtott bejelentés esetén automatikus válasz kerül kiküldésre a beérkezésről és az eljárás lezárását követően a bejelentés lezárásáról.
A GDE nem tud felelősséget vállalni azon ügyek kivizsgálásának elmaradásáért, amely elektronikus bejelentéseket automatikusan működő védelmi szoftverek (víruskereső, spamszűrő) tevékenységének eredményeként vagy egyéb technikai ok miatt nem jut el a címzett e-mailcímre. Ezen esetekben nincs automatikus visszaigazolás a bejelentés megérkezéséről.
6. Bejelentés vizsgálatának mellőzése
A bejelentések esetében a vizsgálat az alábbi esetekben mellőzhető
a) a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,
b) a bejelentést nem a személyi hatály szerinti erre jogosult bejelentő személy tette meg,
c) a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve
d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy (a továbbiakban együtt: bejelentésben érintett személy) jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.
7. A kivizsgálás folyamata
A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője részletesen tájékoztatja a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. Az adatvédelmi tájékoztató csatoltan jelen tájékoztatás alatt is megtalálható.
A GDE a tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítja, hogy a bejelentésben érintett személy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját - akár jogi képviselője útján is - bármikor kifejthesse, és bizonyítékokkal támassza alá. A bejelentésben érintett személy tájékoztatása nem történik meg a vizsgálat megindításakor abban az esetben, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását.
A GDE a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül köteles a bejelentésben foglaltak kivizsgálására. A bejelentés kivizsgálására legfeljebb annak beérkezésétől számított 30 nap áll rendelkezésre, amely határidőtől – név nélküli vagy azonosíthatatlan bejelentő által megtett bejelentés kivételével – csak különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet eltérni. A vizsgálat időtartama a 3 hónapot nem haladhatja meg.
A bejelentőt a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a bejelentés mellőzéséről és a mellőzés indokáról írásban tájékoztatja a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül.
8. A bejelentéssel kapcsolatos intézkedések
A bejelentés kivizsgálását követően a GDE a bejelentőt a vizsgálat eredményéről, valamint a megtett intézkedésekről tájékoztatja. Ha a bejelentésben foglalt magatartás miatt a vizsgálat alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor a GDE intézkedik a feljelentés megtételéről.
Ha a bejelentésben foglalt magatartás a vizsgálat alapján nem bűncselekmény, de sérti a GDE belső szabályzatait vagy a munkaviszonyra vonatkozó szabályokat, úgy a GDE, mint munkáltató az érintett munkavállalóval szemben munkáltatói intézkedést alkalmazhat.
Ha a vizsgálat a bejelentés megalapozatlanságát állapítja meg vagy további intézkedés megtétele nem szükséges, az eljárást a GDE lezárja és erről a bejelentőt tájékoztatja.